Ako zistiť, kde vo firme strácate najviac času a peňazí
Tri miesta, kde sa v zabehnutej firme najčastejšie stráca čas, a ako ich nájsť skôr, než vás to začne stáť klientov.
Väčšina majiteľov zabehnutých firiem vie, že im niečo uniká. Cítia to na konci mesiaca: objem je vysoký, tím vyťažený, a zisk aj tak menší, než by zodpovedal odvedenej práci. Problém býva zriedka v ľuďoch, skôr v miestach, kde sa práca prepisuje, čaká a stráca.
Začnite tým, čo sa opakuje
Najväčšie straty času sa neskrývajú vo veľkých, viditeľných úlohách. Skrývajú sa v malých krokoch, ktoré sa opakujú každý deň a nikto ich už nevníma. Prepísať údaj z e-mailu do tabuľky. Skopírovať objednávku do účtovníctva. Poslať tú istú informáciu trom ľuďom cez tri kanály.
Samostatne každý z nich trvá pár minút. Spolu, naprieč tímom a celým mesiacom, z nich vznikajú desiatky hodín, ktoré nikto neplánoval a nikto nemeria.
Tri miesta, kde čas mizne najčastejšie
Keď s firmami mapujeme operatívu, opakujú sa tri vzory:
- Ručné prepisovanie medzi nástrojmi. Tie isté dáta žijú v Exceli, v CRM aj v e-maile a niekto ich musí držať zosúladené.
- Rozhodnutia, ktoré čakajú na jedného človeka. Bežná operatíva sa zastaví zakaždým, keď je majiteľ na stretnutí.
- Hľadanie informácií, ktoré nie sú na jednom mieste. Kde je tá zmluva, ktorú verziu posielame, kto sľúbil čo a kedy.
„Keď sa tá istá práca prepisuje trikrát, chyba býva v systéme, ktorý ľudí núti prepisovať."
Spočítajte si, koľko vás to stojí
Najrýchlejší spôsob, ako zistiť, ktorú stratu riešiť najskôr, je dať jej cenu. Nemusí to byť presné na euro, stačí rád veličiny.
Ak traja ľudia strácajú denne približne 90 minút na ručných krokoch, je to 4,5 hodiny denne. Za rok, po odpočítaní dovoleniek, sa to blíži k 1 100 hodinám. Pri konzervatívnej sadzbe je to náklad, ktorý sa ráta v desiatkach tisíc eur, a väčšina firiem ho nikdy neuvidí na žiadnej faktúre.
Čo s tým ďalej
Keď viete, kde a koľko strácate, ďalším krokom väčšinou nebýva nový nástroj. Lepšie je vybrať jedno miesto s najväčším dopadom a prestavať ho tak, aby práce ubudlo. Presne takto robíme automatizácie na mieru.
Ako taká prestavba vyzerá v praxi, sme ukázali na konkrétnych projektoch. A ak chcete vedieť, kde by to dávalo zmysel u vás, začnite krátkym hovorom.
Stručný postup, ako začať
- 01Týždeň si zapisujte, kde sa práca zasekáva alebo opakuje.
- 02Označte kroky, ktoré sa dejú ručne a pravidelne.
- 03Dajte im hrubú cenu v hodinách a eurách.
- 04Začnite tým jedným, ktorý stojí najviac.
Nemusíte prestavať všetko naraz. Stačí nájsť to prvé miesto, kde sa čas stráca najviac, a vrátiť ho späť firme.